Mở đầu

Quy trình quản lý tín dụng là một trong những quy trình cốt lõi của các ngân hàng thương mại, đặc biệt là các Ngân hàng ở Việt Nam khi mà tỷ trọng lợi nhuận từ các sản phẩm cho vay chiếm tỷ trọng rất lớn trong cơ cấu lợi nhuận.

Quá trình phê duyệt tín dụng được bắt đầu từ lúc chuyên viên quan hệ khách hàng tìm kiếm, tiếp xúc với các đối tượng có nhu cầu vay vốn (doanh nghiệp hoặc cá nhân), thuyết phục, thu thập hồ sơ, trải qua một quá trình thẩm định vô cùng phức tạp với sự tham gia của rất nhiều bộ phận: quản lý rủi ro, thẩm định tài sản, thẩm định hạn mức, thẩm định tư cách người vay, giám sát tuân thủ các điều khoản điều kiện sau cho vay, theo dõi sự biến động giá trị tài sản và các hành động tương ứng … trải qua rất nhiều cấp tùy thuộc và bản chất của nghiệp vụ và số tiền cần vay..trải rộng trên địa bàn rất rộng từ một tỉnh cho tới toàn quốc hoặc liên quốc gia.. có sự tham gia của nhiều Ngân hàng cùng cho vay một khách hàng…

Vì sao các Ngân hàng đầu tư LOS

Liên quan đến nghiệp vụ tín dụng, đa số các phần mềm core banking chỉ làm tốt được công việc từ lúc hồ sơ vay vốn đã được duyệt, việc nhập vào hệ thống chỉ đơn thuần mang tính chất hạch toán, tính lãi, thu nợ sau cho vay. Phần lớn chúng không đáp ứng được nhu cầu quản trị và theo dõi tiến độ công việc nghiệp vụ tín dụng trong quá trình phê duyệt cho vay vốn. Phần công việc này phức tạp và kéo dài hơn nhiều so với công việc xử lý trên core banking Đây chính là lý do các Ngân hàng phải đầu tư các phần mềm quản trị tín dụng (LOS – Loan Origination System) bổ sung cho các thiếu hụt của core banking.

Trong bức tranh chung của hệ thống thông tin quản trị ngân hàng thương mại, hệ thống LOS xếp vào nhóm các ứng dụng quản trị vòng đời (lifecycle management system), cùng với các hệ thống khởi tạo (originating) như: customer onboard, account openning, credit card originating. LOS quản lý

· Vòng đời của khoản vay từ lúc tiếp xúc khách hàng cho tới khi khách hàng tới khi khách hàng tất toán khoản vay

· Theo dõi vòng đời của tài sản bảo đảm và các hồ sơ giấy tờ liên quan

· Vòng đời của các hợp đồng giải ngân, thu nợ, quản lý nợ có vấn đề, giám sát các cam kết tín dụng

Một hệ thống LOS cần có những gì

Module phê duyệt tín dụng (Originating)

Module này là cốt lõi của các hệ thống LOS, dành cho đội ngũ quan hệ khách hàng và các cấp phê duyệt, lấy thông tin về sản phẩm và các điều kiện cho vay từ module quản trị tín dụng

- Tạo lập hồ sơ khách hàng, hồ sơ tài sản, hồ sơ giải ngân, hạn mức tín dụng

- Định nghĩa các quy tắc luân chuyển hồ sơ và kiểm soát tiến độ công việc giữa các bộ phận theo thẩm quyền và chức năng nhiệm vụ giữa các bộ phận trong ngân hàng

- Kiểm soát hạn mức tín dụng cấp cho khách hàng và các giới hạn tín dụng khác (như hạn mức ngành nghề, chi nhánh, vùng miền, sản phẩm)

- Tự động sinh ra các hợp đồng tín dụng và các tài liệu nếu được phê duyệt hoặc từ chối giao dịch

Module quản trị tín dụng (Loan Management hoặc còn có tên là Loan Servicing)

- Quản lý cơ cấu tổ chức: cơ cấu các khối phòng ban tại Hội sở và các đơn vị kinh doanh. Cơ cấu tổ chức ảnh hưởng tới luồng phê duyệt, thẩm quyền phán quyết, các điều kiện đặc thù của Chi nhánh.

- Định nghĩa sản phẩm tín dụng: Quản lý sản phẩm là một trong các phần không thể thiếu của LOS. “Sản phẩm” trên LOS định nghĩa theo hướng mục tiêu kinh doanh và phê duyệt tín dụng, khác với “sản phẩm” trên core banking hướng tới mục tiêu hạch toán ghi nhận giao dịch.

- Phân loại khách hàng: theo nhiều tiêu chí khác nhau theo loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, mối quan hệ với các tổ chức khác

- Quản lý tài liệu: Tổ chức sắp xếp các tài liệu hồ sơ tín dụng, hồ sơ tài sản đảm bảo trong các kho của Ngân hàng, theo dõi quá trình nhập xuất, mượn, mất mát nếu có. Module này cũng quản lý danh mục tài liệu yêu cầu cho từng sản phẩm và khách hàng

- Quản lý phân loại tài sản: Định nghĩa danh mục các loại tài sản và thuộc tính của mỗi loại theo cấu trúc

- Quản lý điều kiện vay vốn: cho phép định nghĩa các điều kiện cho vay, điều kiện giải ngân theo từng sản phẩm, khách hàng, địa phương, tài sản, yêu cầu giải ngân.

• Bảng thẩm quyền phê duyệt: Thiết lập một bảng quy tắc cho phép người quản trị hệ thống được định nghĩa cấp nào có thẩm quyền gì với khoản vay, phụ thuộc vào rất nhiều các điều kiện về sản phẩm, khách hàng, hạn mức phán quyết của mỗi cấp

Module quản trị nội dung ECM (Enterprise Content Management)

- Số hóa kho hồ sơ tín dụng và luân chuyển dữ liệu điện tử trong hệ thống

- Lưu trữ và tìm kiếm tài liệu trên toàn ngân hàng

Đa số các hệ thống LOS đều có kèm theo module quản lý tài liệu riêng của mình. Một hệ thống tốt phải có thiết kế tách biệt ECM ra khỏi LOS để có thể kết nối với hệ thống ECM bất kỳ, tránh trùng lắp lưu trữ hồ sơ tài liệu trên nhiều kho lưu trữ đồng thời nếu ngân hàng đã có sẵn hệ thống ECM đã đầu tư.

Module Xếp hạng tín dụng nội bộ

Nhận yêu cầu chấm điểm tín dụng từ LOS và trả về điểm của khách hàng, hồ sơ tín dụng. Đa số các hệ thống LOS chào bán trên thị trường đều có thể linh hoạt sử dụng module chấm điểm tín dụng có sẵn hoặc kết nối với các hệ thống Chấm điểm tín dụng của hãng thứ ba.

Module quản lý tài sản bảo đảm

Nhận yêu cầu định giá tài sản từ phần LOS, khởi tạo hồ sơ tài sản hoặc kết nối tới một tài sản đã có sẵn, trả về giá trị tài sản tại thời điểm định giá

Trong và sau khi hồ sơ tín dụng đã được, hệ thống sẽ tổ chức quản lý các tài sản của khách hàng trở thành tài sản đảm bảo, cho phép các tài sản được phép sử dụng chung cho nhiều hợp đồng tín dụng khác nhau. Một hệ thống tốt phải có khả năng quản lý các mối quan hệ phức tạp giữa nhiều người sở hữu chung tài sản với nhiều hồ sơ tín dụng, có khả năng theo dõi biến động giá trị của tài sản cũng như các loại giấy tờ bảo đảm, bảo hiểm tài sản; kịp thời yêu cầu khách hàng bổ sung tài sản hoặc các hành động phù hợp khi giá trị đảm bảo của tài sản bị thay đổi giảm.

Các hệ thống liên quan

Hệ thống core banking

· Quản lý hồ sơ khách hàng, sẽ đồng bộ những khách hàng từ core sang LOS và ngược lại, khởi tạo hồ sơ khách hàng mới sau khi được phê duyệt thành công

· Quản lý và đồng bộ các thông tin về tài sản, hạn mức tín dụng, hợp đồng tín dụng, contract giải ngân với LOS

· Đồng bộ thay đổi hạn mức trong quá trình giải ngân và trả nợ sang LOS

· Tự động sinh các hoạt động hạch toán ngoại bảng tương ứng với giá trị tài sản

Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM)

Một số ngân hàng coi CRM như đầu vào của hệ thống LOS. CRM quản trị các mối quan hệ với khách hàng và các contact chủ chốt của họ. CRM cho phép khởi tạo các chiến dịch bán hàng, theo bám khách hàng, quá trình thuyết phục đàm phán và các tình trạng thành công hay thất bại của từng cơ hội kinh doanh. Sau khi cơ hội tiềm năng đã thành công, thông tin về hồ sơ tín dụng và khách hàng sẽ được đẩy tự động một phần sang LOS để hoàn thiện tiếp quá trình phê duyệt tín dụng.

Internet banking

Internet banking cũng có thể được xem như một kênh tiếp nhận các yêu cầu tín dụng từ khách hàng, đồng thời một số giải pháp Internet banking, mobile banking cũng cho phép khách hàng theo dõi được tiến độ xử lý hồ sơ tín dụng của họ nhanh chóng.

Giải pháp LOS phải cung cấp những phương tiện cần thiết nhằm cho phép Internet banking có thể gửi thông tin khởi tạo khoản vay vào trong hệ thống, và cho phép các truy vấn thông tin liên quan từ bên ngoài vào hệ thống.

Các phương pháp tiếp cận khi chọn lựa giải pháp LOS

Giải pháp trọn gói về LOS

Ngân hàng tìm mua một giải pháp của 1 nhà cung cấp được xây dựng chuyên biệt về nghiệp vụ phê duyệt tín dụng. Sau khi mua giải pháp, 2 bên thiết lập 1 đội dự án phân tích sự khác biệt giữa sản phẩm gốc và yêu cầu đặc thù của Ngân hàng, sau đó tiến hành chỉnh sửa phần mềm hoặc tham số hóa cho phù hợp

Ưu điểm:

- Tính khả thi cao nếu chọn lựa sản phẩm phù hợp

- Thời gian triển khai ngắn hơn nếu yêu cầu của người sử dụng đã rõ ràng, quy trình quản trị tín dụng và quản trị rủi ro đã ổn định ít thay đổi.

Nhược điểm:

- Chỉ thiết kế cho quy trình tín dụng, không thể mở rộng cho mọi quy trình khác trong Ngân hàng – có tới hàng ngàn quy trình trong tương lai, phải mua sắm các phần mềm tương ứng

- Nếu chọn lựa sản phẩm không đủ linh động, có thể phải chấp nhận quan điểm quản trị của nhà cung cung cấp giải pháp dựa trên các kinh nghiệm của các NH nước ngoài.

- Mỗi lần thay đổi quy trình hoặc mẫu biểu có thể phải mời nhà cung cấp sửa lại giải pháp – có chi phí triển khai

Giải pháp dựa trên nền các phần mềm quản trị tài liệu

Các nhóm giải pháp này nhìn nhận quá trình phê duyệt tín dụng bản chất là quá trình luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận, do đó tập trung tìm kiếm 1 phần mềm quản trị tài liệu và số hóa thật tốt. Thông thường các phần mềm này có 1 module workflow kèm theo nhằm di chuyển tài liệu giữa các vị trí khác nhau hoặc đánh dấu trạng thái tài liệu trong database. Sử dụng tính năng workflow này để luân chuyển các file hồ sơ tín dụng giữa các bộ phận trong Ngân hàng cho tới khi được phê duyệt hoặc từ chối. Nhóm các giải pháp này coi tài liệu là trung tâm (document centric) của giải pháp, luồng công việc được mô phỏng quá trình luân chuyển tài liệu đã số hóa giữa các bộ phận.

Ưu điểm

- Triển khai nhanh: tập trung vào luân chuyển tài liệu điện tử thay cho giấy. Các giải pháp này thường kèm theo module nhận dạng và trích xuất (extract) số liệu từ các form nhập liệu, kể cả các bản cứng tài liệu được scan với một độ chính xác khá cao (đặc biệt là ngôn ngữ tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu.

- Giúp thúc đẩy được quá trình giảm thiểu giấy tờ và thời gian phê duyệt

- Có thể sử dụng để mở rộng các kho quản lý tài liệu của Ngân hàng

Nhược điểm

- Các giải pháp này đều nhìn nhận nghiệp vụ tín dụng tương đối đơn giản chỉ là luân chuyển tài liệu.

- Không có quản trị rủi ro, không chấm điểm tín dụng, không quản lý tài sản đảm bảo

- Không quản trị khách hàng và hạn mức tín dụng, hợp đồng tín dụng ngoài core banking

- Không quản lý điều kiện và điều khoản giải ngân

- Không giám sát tuân thủ sau cho vay

- Nhóm các giải pháp này khả năng tích hợp rất kém với các hệ thống thứ ba: (core banking, credit rating, credit bureau, data warehouse). Lý do: là hệ thống được xây dựng dựa trên triết lý lấy tài liệu làm trung tâm, không quan tâm đến việc tích hợp các hệ thống nghiệp vụ khác

Giải pháp dựa trên nền tảng các phần mềm workflow

Nhóm các Ngân hàng này nhìn nhận được vấn đề: cần phải có công cụ để quản lý các quy trình cốt lõi của ngân hàng, chìa khóa để xây dựng bộ máy hỗ trợ làm việc có cam kết tiến độ là việc phải có công cụ giám sát các quy trình kinh doanh. Do đó các ngân hàng này tìm kiếm các phần mềm chuyên về workflow, còn các tài liệu có thể lưu trữ trên các ổ đĩa mạng, qua email hoặc giao cho đơn vị kinh doanh lưu trữ theo cách thức truyền thống

Ưu điểm

- Triển khai nhanh: chỉ tập trung xây dựng các form mẫu trao đổi thông tin giữa các bộ phận

- Kiểm soát được cam kết tiến độ công việc giữa các bộ phận trong

- Có thể tùy biến quy trình và mở rộng cho các quy trình khác của ngân hàng

- Chi phí thấp, có nhiều sản phẩm miễn phí

- Tương đối dễ dàng tích hợp để trao đổi thông tin với hệ thống thứ ba, bởi vì đa số các giải pháp BPM đều sẵn sàng kết nối với bên ngoài qua các giao thức thông dụng như web service hay kết xuất file.

Nhược điểm:

- Tương tự như nhóm giải pháp dựa trên tài liệu: không quan tâm đến quản trị rủi ro, quản trị khách hàng, hợp đồng tín dụng, điều khoản giải ngân, hạn mức tín dụng, tuân thủ sau cho vay. Mặc dù những giải pháp dựa trên workflow có thể kèm theo các công cụ thiết kế form nhập liệu, nhưng chỉ phù hợp để thiết kế những màn hình đơn giản dùng để điền thông tin trong quá trình phê duyệt. Các giải pháp này không thể bao hàm các nghiệp vụ tín dụng vốn rất phức tạp như đã đã đề cập trên.